14. Standard Penyeragaman EKSA

Keperluan Sudut EKSA

  1. Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
    • i. Nama Zon (Zon Sahaja)
    • ii. Visi, Misi, Polisi, Stategi EKSA (Induk Sahaja)
    • iii. Loga EKSA (Induk Sahaja)
    • iv. Carta Perbatuan
    • v. Carta Organisasi EKSA
    • vi. Rekod aktiviti (Pamerkan gambar sebelum & selepas)
    • vii. Anugerah yang diperolehi
  2. Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan) atau secara maya.
  3. Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh
    Penasihat, perlu dipamerkan. Contoh Sudut Setiap Zon EKSA (yang dipamerkan pada dinding/papan kenyataan) adalah seperti berikut:



Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;

Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:

  • Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA
  • Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;
  • Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
  • Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
  • Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
  • Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;
  • Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan
  • Audit (kriteria dan keputusan audit) – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.

Ruang Pejabat

  1. Peralatan Pejabat
    • Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di dalam laci.
    • Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat.
    • Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci bertanda atau berlabel.
    • Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami.
    • Arahan/Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian.
  2. Susun Atur Peralatan Pejabat
    • Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
    • Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat.
    • Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.
  3. Susunan Fail
    1. Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
    2. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan
    3. Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut (Lampiran 1)
      • Tetulang ring file mengandungi:
        • ✓ Jata Negara
        • ✓ Tajuk Fail
        • ✓ Nama Unit
        • ✓ Nombor susunan fail
      • Muka depan ring file mengandung:
        • ✓ Jata Negara
        • ✓ Nama Unit
        • ✓ Tajuk Fail
        • ✓ Nombor susunan fail
      • Penggunaan tulisan font Times New Roman dan saiz font 24 (Lampiran 1).
  4. Hiasan Dalaman
    1. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
    2. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya).
    3. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.
    4. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
  5. Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
    1. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah, MATIKAN SUIS APABILA TIDAK DIGUNAKAN pada plug lampu dan soket yang berkenaan dan PASTIKAN PILI AIR DITUTUP DENGAN BAIK SELEPAS DIGUNAKAN bagi pili air tandas/singki (Lampiran 2).
    2. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai (Lampiran 3).
    3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
  6. Lampu dan soket
    1. Pelan lampu/suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami (Lampiran 4).
    2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
    3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
    4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.
  7. Siling
    1. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik.
    2. Label dan penunjuk arah yang bersesuaian disediakan.
    3. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan segera perlu diambil.

Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

  1. Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;
  2. Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;
  3. Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;
  4. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja;
  5. Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);
  6. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet; Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
  7. Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; dan
  8. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
    menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

Ruang Kerja Terperingkat

  1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan.
  2. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.
  3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan).
  4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

Ruang Kaunter

  1. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
  2. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
  3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
  4. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
  5. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
  6. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
  7. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan
  8. Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
    • Sistem maklum balas pengguna
    • Direktori pegawai
    • Borang / brousar
    • Bahan bacaan/ informasi
    • Piagam pelanggan

Ruang Kerja/Bilik Pegawai

  1. Lantai
    • Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah-sarap serta tidak berlubang/pecah atau rosak.
    • Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
    • Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.
  2. Kerusi
    • Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan
    • Kot/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).
    • Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
  3. Komputer dan Pencetak
    • Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa bersih dan sedia untuk diguna.
    • Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk.
    • Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).
    • Printer dan scanner haruslah sentiasa bersih dan boleh digunakan.
    • Wallpaper yang digunakan mengandungi logo, visi dan misi manakala screensaver memaparkan Logo EKSA ILKKM Tawau (Kejururawatan)
  4. Dinding/Partition Pegawai/Bilik Pegawai
    1. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
    2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
    3. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai (Lampiran 3).
    4. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
    5. Partition pegawai haruslah merangkumi sebuah meja kerja, sebuah laci kekaki (jika meja kerja tidak mempunyai laci), sebuah kabinet besi, dan sebuah kabinet surat/kad.
    6. Susunan perabot hendaklah tidak melebihi ruang partition pegawai
    7. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan peribadi, terhad 5 item hiasan peribadi.
    8. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai tidak dibenarkan.
    9. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di partition atau bilik pegawai (Lampiran 3).
    10. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di partition atau bilik pegawai.

Bilik Pegawai

  1. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
  2. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
  3. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan
  4. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
  5. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di partition atau bilik pegawai.

Meja

  1. Di bahagian atas meja
    • Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan (Masuk/Keluar)
    • Dekstop dan printer disusun seragam
    • Telefon dan buku direktori
    • Fail-fail aktif/diari/organizer dan peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
    • Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan.
    • Hiasan peribadi, terhad 5 item hiasan peribadi di atas meja
    • Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
  2. Di bahagian bawah/tepi meja
    • Sediakan tempat khas bagi bakul sampah.
    • Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing.
    • Satu Kotak kasut dibenarkan berukuran kotak kertas A4

Laci (Meja/Almari)

  1. Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas.
  2. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
    • Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
    • Laci tengah dilabelkan DOKUMEN RASMI dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
    • Laci bawah dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
  3. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
    • Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
    • Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
  4. Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:
    1. Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai ALAT TULIS, buku catatan dan dokumen rasmi dilabel sebagai DOKUMEN RASMI.
  5. Almari gunasama di bilik tertentu seperti bilik pemandu, atas faktor keselamatan dibenarkan untuk dilabelkan dengan nama pegawai yang berkenaan.
  6. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang bersesuaian dan disusun kemas.
  7. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
  8. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.

Bilik Pencetakan/Dokumentasi

  1. Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai;
  2. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik dan berfungsi
  3. Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur di atas meja yang telah disediakan supaya memudahkan pengguna
  4. Tatacara penggunaan mesin dipaparkan dengan jelas.

Bilik Pemandu

  1. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
  2. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej korporat.
  3. Ruangan pantri di bilik pemandu hendaklah kemas dan bersih
  4. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan pintu bilik pemand

Sistem fail

  1. Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
  2. Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan;
  3. Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail; dan
  4. Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).

Pelabelan dan Lot Parkir

Setiap peralatan yang gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir peralatan).

Stor (Rujukan: PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))

  1. Pintu Stor
    Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
    • Nama pegawai bertanggungjawab dan nombor telepon untuk
      dihubungi (Lampiran 5).
    • Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
    • Jadual waktu pengeluaran – dipamerkan di luar stor.

  2. Dalam Stor
    • Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
    • Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor)
    • Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari;
    • Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;
    • Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);
    • Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
    • Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

  3. Keselamatan dan Kebersihan Stor
    • Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
      • Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak
        Bomba;
      • Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
      • Digantung pada bracket yang dipasang di dinding
        dan berparkir.
    • Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkle
      dan hose reel);
    • Pencahayaan yang mencukupi;
    • Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan
    • Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

  4. Simpanan Barang Stor
    1. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
    2. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu /First in First Out (MDKD/FIFO);
    3. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:
      • Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang
      • Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan
      • Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh: liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2) * Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
    4. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
    5. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;
    6. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus Tetapi hendaklah disusun dengan kemas;
    7. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan;
    8. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
    9. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS- 10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).

Tempat Umum

Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pengguna.

  1. Surau/Bilik Solat
    • Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
    • Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;
    • Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;
    • Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
    • Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
    • Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan;
    • Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;
    • Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi, Jam dinding disediakan untuk panduan dan Cermin muka disediakan untuk kemudahan
      pengguna
    • Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
    • Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar;
    • Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
    • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon)

  2. Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang
    Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
    • Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
    • Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
    • Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan;
    • Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);
    • Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
    • Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);
    • Whiteboard (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
    • Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;
    • Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
    • Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
    • Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
    • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan
    • Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.

  3. Dewan Serbaguna / Dewan Kuliah
    • Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
    • Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala
    • Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
    • Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
    • Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan
    • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor telefon).


  4. Pantri
    • Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
    • Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan;
    • Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);
    • Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;
    • Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak;
    • Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
    • Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
    • Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian)
    • Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
    • Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;
    • Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan;
    • Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;

  5. Tandas
    • Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
    • Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas:
      • Bekas sampah
      • Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
      • Pewangi
      • Cecair pencuci
      • Kertas tisu
    • Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama;
    • Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;
    • Semua lampu berfungsi dengan baik;
    • Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
    • Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat;
    • Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna;
    • Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna;
    • Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;
    • Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
    • Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun;
    • Tisu sentiasa ada di dalam tandas;
    • Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
    • Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan di simpan dalam fail dekat bilik air;
    • Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
    • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon).

  6. Laluan Utama/ Laluan Awam
    • Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;
    • Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
    • Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
    • Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
    • Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

  7. Perpustakaan/Pusat Sumber
    • Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;
    • Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/tanda/label/abjad/bahan);
    • Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan
    • Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat.

  8. Gimnasium
    • Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan;
    • Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik serta sempurna;
    • Jadual penggunaan gymnasium dipamerkan untuk kemudahan pengguna dan dipamerkan di kawasan yang mudah dilihat;
    • Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan (contoh : buku rekod pengguna); dan
    • Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan gimnasium.

  9. Lobi Utama
    • Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;
    • Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan
    • Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
    • Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:
      • Visi;
      • Misi;
      • Maklumat Pengurusan Atasan;
      • Moto dan
      • Piagam Pelanggan
    • Menyediakan perkara-perkara berikut:
      • Buku kedatangan pelawat
      • Direktori pegawai
      • Sudut informasi untuk pelanggan
      • Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

  10. Bilik Kaunseling
    • Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di bilik kaunseling
    • Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
    • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik kaunseling

  11. Rumah Warden / Asrama / Bilik Asrama
    • Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.
    • Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik.
    • Memastikan susunan perabot kemas.

Kawasan Persekitaran Jabatan

  1. Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk
    • Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di lokasi penting iaitu Pentadbiran, Perpustakaan, Dewan Syarahan, dan Dewan Persidangan
    • Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
    • Saiz yang sesuai dan senang difahami;
    • Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
    • Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

  2. Media/Bahan Pameran
    • Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan
      notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada
      dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
    • Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
    • Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan
    • Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

  3. Tempat Meletak Kenderaan
    • Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat
    • Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas.
    • Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
    • Kemudahan parkir untuk OKU disediakan

  4. Sudut / Pondok Pengawal
    • Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih.
    • Sudut keselamatan di pamerkan
    • Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu).

Keupayaan Sumber Manusia

  1. Penglibatan Pengurusan atasan

    Penglibatan Pengurusan atasan seperti Pengarah dan Timbalan
    Pengarah dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki demi
    kelangsungan amalan EKSA di ILKKM Tawau (Kejururawatan)

  2. Dari segi penampilan diri dan imej

    Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.

  3. Perhubungan dengan rakan sejawat;

    Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.

  4. Perhubungan dengan pelanggan; dan

    Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

  5. Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

    Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

Keselamatan Persekitaran

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana
kerja yang selamat:

  1. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak kotak dan sebagainya);
  2. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;
  3. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
  4. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantry
  5. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh: Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);
  6. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barangbarang pra pelupusan);
  7. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman ILKKM Tawau (kejururawatan) (contoh: pantri, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);
  8. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
  9. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
  10. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
  11. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan;
  12. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;
  13. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
    • Penyelengaraan secara berkala
    • Mempunyai Tatacara Penggunaan
    • Berkeadaan bersih
    • Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
  14. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
  15. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

Tempat Khusus (Hospital)

Bilik Rawatan/Bilik Prosedur (Makmal Keterampilan)

  1. Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusunii.
  2. Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
  3. Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas
  4. Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestic dan alatan tajam, ada disediakan dengan lengkap.
  5. Senarai asset alih kerajaan (KEW-PA7) dipaparkan dalam semua bilik.
  6. Senarai ubat troli kecemsan ada dan lengkap.
  7. Semua simpanan ubat berkeadaan baik dan belum luput tarikh

Pembudayaan Kreativiti Dan Inovasi

  1. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
  2. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk hiasan setiap zon atau dalam kegunaan amalan EKSA.

Amalan Hijau

  1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
    • Notis/ arahan penjimatan tenaga.
    • Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
    • Penetapan suhu optimum.
    • Penjimatan kertas.
    • Penjimatan air.
    • Kempen hijau.
  2. Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.
  3. Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
    • Kos
    • Masa
    • Tenaga Pekerja
    • Ruang
What are your Feelings